Partiamo da una cosa che nessuno dei tre produttori scriverà mai sulla propria home page: Monday, ClickUp e Asana non sono software per l'edilizia. Non fanno computo metrico. Non redigono un POS né un PSC, non conoscono l'Allegato XV del Titolo IV, non hanno la più pallida idea di cosa sia il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate e quindi non ti mandano una fattura elettronica. Se cerchi il libretto delle misure, guarda altrove.
Eppure li usano in tantissimi. E, sarò onesto, con ottimi risultati.
Il motivo è banale: costano poco, si imparano in un pomeriggio e risolvono il problema che in una piccola impresa fa più danni di tutti gli altri, cioè che nessuno sa con precisione chi deve fare cosa entro quando. Un'impresa da otto persone con quattro cantieri aperti non si pianta perché le manca il 4D. Si pianta perché il ponteggio è arrivato tre giorni prima che il getto fosse maturo e adesso c'è una squadra ferma in cortile a fumare.
Cosa fanno bene, e per quale pezzo del lavoro
Il pezzo di lavoro che questi tre strumenti coprono è quello che sta fra la firma del contratto e il momento in cui l'operaio sale sul furgone. Pianificazione delle fasi, scadenze contrattuali e amministrative, ordini ai fornitori con la data di consegna promessa, assegnazione delle squadre, avanzamento visibile a colpo d'occhio. Roba da ufficio tecnico e da titolare, non da capocantiere sotto la pioggia.
La differenza rispetto al foglio Excel condiviso su Drive (che, diciamolo, è il vero concorrente di tutti e tre) sta in tre cose. La prima è che ogni riga ha un responsabile e una data, e quando la data si avvicina arriva una notifica sul telefono di quella persona. La seconda è che quando cambi una data, tutto quello che dipendeva da quella data si sposta o almeno si colora di rosso. La terza è che il fornitore esterno lo puoi invitare sulla singola board senza dargli accesso al resto dell'azienda, cosa che con il foglio condiviso finisce sempre male.
Il limite lo trovi il giorno in cui provi a farci entrare il cantiere vero. Foto agganciate al punto esatto della planimetria, memo vocali, rapportini che si compilano da soli, marca temporale su un difetto contestato dal subappaltatore: qui questi strumenti si fermano. Sono nati per gli uffici marketing e per le redazioni, ci sono rimasti, e nessuno dei tre ha mai promesso il contrario.
Monday.com: la board che ti costruisci addosso
Monday è quello che i colleghi delle grandi imprese chiamano Work OS, formula orribile che significa una cosa semplice: la struttura te la disegni tu. Colonne di stato, colonne data, colonne numero, colonne persona, dipendenze fra righe, e poi automazioni del tipo «quando lo stato passa a Completato, sposta la riga nel gruppo SAL e avvisa l'amministrazione». Il Gantt c'è e funziona bene, con la vista carichi di lavoro che ti dice quale squadra hai sovrapposto a sé stessa.
Sulla nostra scheda Monday.com il prezzo di partenza è di 24 euro al mese, e il listino ufficiale al momento in cui scriviamo è organizzato a fasce di utenti: significa che il conto cresce a scatti, non in modo lineare, e conviene simularlo prima di firmare. Interfaccia in italiano sì. Supporto in italiano no, e questo per un'impresa di provincia pesa più di quanto sembri quando qualcosa smette di funzionare il venerdì alle cinque.
ClickUp: tanta roba, forse troppa
Immagine: ClickUp
ClickUp è il più generoso dei tre sul piano economico. C'è un piano gratuito che regge davvero, e il primo piano a pagamento parte da 7 euro al mese secondo la pagina prezzi ufficiale. Dentro ci trovi attività, documenti, chat interna, rilevazione tempi, dashboard, viste Gantt e persino una vista mappa che per chi ha cantieri sparsi su tre province è più utile di quanto immagini. I modelli pronti sono centinaia.
Il difetto è lo stesso della sua qualità. ClickUp fa troppe cose, e le mette tutte in vista. Ho visto imprese abbandonarlo dopo sei settimane non perché mancasse qualcosa, ma perché ogni persona aveva configurato la propria vista in modo diverso e nessuno capiva più dove guardare. Se lo adotti, decidi tu la struttura e imponila. Tre viste, non trenta.
Asana: la più bella da usare, la meno tecnica
Asana costa 10,99 euro al mese nel primo piano a pagamento secondo il listino ufficiale, e ha un piano gratuito che per un ufficio tecnico di tre persone basta e avanza. È lo strumento con l'esperienza d'uso migliore dei tre, senza discussione: pulito, veloce, con una logica di attività e sottoattività che una segretaria capisce in dieci minuti senza corso.
Il prezzo di questa eleganza è che Asana ha meno leve. Il Gantt, che loro chiamano Timeline, e i campi personalizzati arrivano solo con i piani a pagamento, quindi la versione gratuita ti dà elenchi e scadenze ma non un cronoprogramma vero. Funzioni tecniche edili: zero. Nemmeno una. Va benissimo per la commessa vista dall'ufficio, molto meno appena provi a farne il centro operativo dell'azienda.
Immagine: Asana, Inc.
Il confronto in una tabella
| Monday.com | ClickUp | Asana | |
|---|---|---|---|
| Prezzo di partenza | €24/mese (scheda) | €7/mese, con piano gratuito | €10,99/mese, con piano gratuito |
| Gantt | Sì | Sì | Solo nei piani a pagamento |
| Automazioni | Molto potenti | Presenti e numerose | Presenti, più semplici |
| Curva di apprendimento | Media | Ripida per l'abbondanza di funzioni | Bassa |
| Vista mappa | No | Sì | No |
| Chat interna | Sì | Sì | Sì |
| Interfaccia in italiano | Sì | Sì | Sì |
| Supporto in italiano | No | No | No |
| Computo metrico, POS/PSC, SdI | No | No | No |
| BIM viewer, foto 360, giornale lavori | No | No | No |
Come si struttura una board di commessa che funziona
Ti do lo schema che vedo funzionare più spesso, ed è volutamente povero. Un gruppo per fase di lavoro: scavi e fondazioni, struttura, involucro, impianti, finiture, collaudi e consegna. Dentro ogni gruppo una riga per lavorazione, con cinque colonne e non una di più: responsabile, data di inizio, data di fine, stato, importo previsto.
Poi aggiungi due gruppi trasversali che non seguono le fasi. Il primo è «Forniture», con una riga per ordine, il fornitore, la data di consegna promessa e la data effettiva: quella doppia colonna è la cosa più preziosa dell'intera board, perché a fine lavori ti dice in modo incontestabile quale fornitore ti ha fatto perdere giorni. Il secondo è «Scadenze e SAL», dove metti le date contrattuali, le emissioni di SAL, le verifiche del coordinatore, le consegne documentali.
Sull'avanzamento, un consiglio secco: usa una percentuale sola per lavorazione e aggiornala il venerdì pomeriggio. Non ogni giorno. Una board aggiornata male è peggio di nessuna board, perché ti fa prendere decisioni su numeri finti, e chi legge la dashboard del lunedì mattina non ha modo di sapere che quel 60% è vecchio di due settimane.
Una digressione. Il vero motivo per cui questi strumenti attecchiscono in edilizia è la notifica, mentre il Gantt, dopo il primo mese, quasi nessuno lo guarda più. Il fatto che il geometra riceva un avviso il giovedì perché lunedì scade la consegna del documento vale, in pratica, più di tutta la teoria della programmazione reticolare.
Quando fermarti qui e quando ti serve altro
Ferma il discorso a Monday, ClickUp o Asana se la tua impresa lavora quasi solo su appalti privati, se il computo lo fa il progettista e a te arriva già fatto, se la contabilità la tiene lo studio esterno e se il problema numero uno è il coordinamento fra persone e fornitori. In quel caso stai spendendo poche centinaia di euro l'anno per risolvere il tuo problema numero uno, e chi ti dice di comprare una piattaforma da diecimila euro ti sta vendendo qualcosa.
Cambia strada quando compaiono tre segnali. Il primo: partecipi ad appalti pubblici, e allora ti servono computo metrico, SAL e libretto delle misure fatti come Dio comanda, cosa che nessuno dei tre farà mai. Il secondo: il giornale dei lavori e i rapportini stanno mangiando le serate del capocantiere, e lì uno strumento come Mela Works (che parte da un piano gratuito fino a tre cantieri e ha la trascrizione vocale che trasforma una nota in rapportino) risolve una cosa che una board non risolverà mai. Il terzo: le contestazioni sui difetti. Quando cominci a discutere con un subappaltatore su chi ha sbagliato cosa, ti serve una foto agganciata al punto esatto della planimetria con marca temporale, e allora guardi a PlanRadar, che parte da 26 euro al mese.
Qui non ho una risposta netta, e te lo dico apertamente: molte imprese medie tengono entrambe le cose, la board generalista per la pianificazione e il software di settore per il campo, e funziona benissimo. Costa due abbonamenti invece di uno. Se non sai da che parte iniziare, il nostro quiz per trovare il software ti fa cinque domande e ti dice da dove partire in base a come lavori davvero, non a come vorresti lavorare.
Un'ultima cosa da portarti in cantiere. Prima di scegliere, prova a rispondere a questa domanda: quante delle ultime cinque grane serie che hai avuto sarebbero state evitate da una scadenza notificata in tempo? Se sono tre o più, uno di questi tre strumenti ti basta e puoi cominciare lunedì. Se sono zero, il problema è da un'altra parte e nessun abbonamento lo sistema.
